le blog

Integratie op het hoofdkantoor tijdens lockdown

Integratie op het hoofdkantoor tijdens lockdown

De lockdown betekende een stop voor alle activiteiten voor veel bedrijven, waaronder Topsec, maar ook een onmiddellijke behoefte om het thuiswerk te optimaliseren. Een groot deel van onze medewerkers heeft een gedeeltelijke werkloosheid. Gedurende deze periode verdubbelden de ondersteunende functies van het hoofdkantoor hun inspanningen en implicaties om nieuwe concepten te ontwikkelen en de terugkeer naar de activiteit voor te bereiden.

Met de digitalisering hadden steeds meer bedrijven overwogen of begonnen een thuiskantoor te ontwikkelen; Zo bleef het virtuele aspect van meetings een knelpunt.


Maar hoe zit het met de integratie van nieuwkomers op het hoofdkantoor?

Bij Topsec stonden we voor een totaal nieuwe situatie: we verwelkomden vier nieuwe mensen vlak voor of midden in de periode van lockdown.

- Cyrielle VRECKO, kwam op 19 februari bij ons werken, een maand voor de lockdown.
- Youssef ZITOUNI, kwam bij ons als supply chain manager op 26 februari.
- Eva GARCIA MENDEZ, kwam als product manager op 3 maart.
- Mustapha IDOUFKIR kwam bij onze IT HelpDesk op 18 mei: een periode waarin we allemaal thuisbleven na de aanbevelingen van de regering.


Het onboarding-proces bij Topsec

De komst van nieuwe medewerkers is het onderwerp van een hele organisatie in ons bedrijf. Er wordt een schema van ongeveer drie weken opgesteld zodat ze elk departement van het bedrijf kunnen ontmoeten en leren kennen en kunnen worden opgeleid. Het doel is om alle sleutels in handen te hebben om te slagen in de nieuwe functie. Dit is een zeer belangrijke fase die het team kent en het mogelijk maakt om de uitwisseling en het begrip tussen de verschillende diensten te vergemakkelijken.

"Ik had het geluk dat ik het hele training- en onboarding-schema kon volgen en alle diensten kon ontmoeten. Met Eva konden we ook een dag machinevoorbereiding maken in het magazijn van A tot Z .. Dankzij dit alles begreep ik snel de belangen van ons bedrijf en mijn missies. Ik was klaar om zelfredzamer te zijn en op afstand te werken”. Legt Cyrielle uit.

"Het was des te belangrijker om zo snel mogelijk zoveel mogelijk informatie te krijgen, omdat de wereld van sport, zwemmen en automatische distributie totaal nieuw voor me was. Een punt dat vooral indruk op me maakte: vanaf de eerste week namen de oprichter en de CEO de tijd om mij te ontmoeten en uitgebreid met mij uit te praten. Het was geen simpele beleefdheidsuitwisseling maar een echte discussie die minstens een uur duurde: en dit was mij NOOIT overkomen. Het idee dat ik meteen van Topsec heb gekregen en dat zich alleen maar heeft bevestigd: nabijheid, toegankelijkheid en mensenlijk" vertelt Eva.


Integratie die zowel fysiek als virtueel is

De gezondheidscrisis onderbrak Eva's integratieperiode: ze had nog steeds twee weken van vergaderingen, trainingen en reizen toen ons management een noodtoestand en lockdown aankondigde.

"Om getraind te worden op computersoftware of online processen is niet altijd gemakkelijk. Ik herinner me nog steeds mijn training in configuraties door Franck: het is een proces dat veel informatie, stappen en verschillende tools omvat, dus we kunnen raden dat het een heel lange vergadering was!" Verklaart Eva.

Evenzo werd Mustapha geïntegreerd tijdens de thuiswerkperiode. De verplichte lockdown was voorbij, maar het was nog steeds een risico als alle diensten naar kantoor terugkeerden.
Hij moest nog steeds naar Vitry om zijn eerste twee dagen training te volgen bij zijn IT-manager, om de industrie, Topsec-producten en machines te ontdekken, maar ook om de apparatuur voor thuiswerken op te halen.


Virtuele rekrutering: een effectieve methode?

Mustapha werd aangenomen midden in een lockdown. Naast de originaliteit van dit proces, was hij verbaasd over het reactievermogen en de voortgang van zijn onboarding tijdens de presentatiebijeenkomsten met elk team. Alles was zorgvuldig voorbereid en er was een nauwkeurig schema opgesteld om ondanks de uitzonderlijke omstandigheden een goed onthaal te geven.

"Ik was ook verbaasd over het vertrouwen dat in mijn profiel en persoonlijkheid werd gegeven zonder een fysiek interview te ondergaan, ik vind het erg waardevol. Ik denk dat het een nieuwe manier van rekruteren kan zijn zonder veel onredelijke reizen te doorlopen, en naar mijn mening het kan alleen wederzijds vertrouwen opbouwen. Licht hij toe.
Ten slotte is het integreren van nieuwe medewerkers ook bedoeld om ons het gevoel te geven deel uit te maken van ons bedrijf en ons team en om hen onze waarden te laten begrijpen en zich eraan te houden om de doelstellingen te volgen. Het is een noodzakelijke fase om het bedrijf te laten groeien volgens onze ambities en het mag niet worden verwaarloosd.

Eva et Cyrielle entrepot Topsec


Maar hoe brengen we dit virtueel over?

Onder de apparatuur die is geïnstalleerd om het thuiskantoor te vergemakkelijken, organiseren managers wekelijkse team- en individuele vergaderingen om de balans op te maken van de activiteit, de huidige situatie (zeer veranderend in deze periode), missies en knelpunten. Het is essentieel om te zorgen voor goede communicatie tussen teamleden, opvolging en motivatie te behouden.

"Dankzij Teams hebben we beetje bij beetje een hechte band opgebouwd. Met mijn team bellen we elkaar regelmatig op om samen te werken, nieuws te delen terwijl we werken, zoals op kantoor. Hierdoor leerden we elkaar kennen en vandaag is ons team ondanks de afstand erg close. ”, legt Cyrielle uit.

"In staat zijn om video in te schakelen helpt ook om de teamgeest te behouden, om een sociale band met je werknemers te behouden, wat erg belangrijk en motiverend is." Getuigt Eva.

Evenzo heeft ons IT-team ervoor gezorgd dat iedereen toegang heeft tot onze externe server en dat al onze tools soepel werken.
Een nieuwe organisatie in telewerken.

We vroegen Eva, Youssef, Mustapha en Cyrielle wat ze het meest misten in vergelijking met hun eerdere ervaringen. De antwoorden waren praktischer en socialer: informele gesprekken, twee computerschermen, pauzes met medewerkers om elkaar beter te leren kennen:

"Lawaai is wat ik het meest mis. Ik print met enthousiasme alleen maar om het geluid van het kopieerapparaat te horen. Ook menselijk contact, wat essentieel is voor teamwerk." Legt Youssef uit.

"Praten met collega’s en pauzeren: het kostte me een tijdje om mijn ritme te vinden en pauzes te nemen zoals een dag op kantoor. Totdat mijn werk klaar was, wist ik niet hoe ik moest stoppen", zegt Cyrielle.

"In het begin had ik maar één scherm en het was een beetje ingewikkeld, vooral omdat ik de hele tijd informatie voor me moet hebben, nu ik een tweede heb geïnstalleerd, is het veel beter." Verklaart Mustapha.

"Eén ding dat ik mis: de producten zelf, ik ben altijd graag omringd geweest door de producten waaraan ik werk, om ze op mijn bureau en in de kasten te hebben, het stelt me in staat mezelf onder te dompelen in het universum, om mezelf ook te inspireren. Dus veranderde ik mijn kamer in een hybride ruimte om op mijn gemak te werken: mijn muur is bedekt met post-it en items, ik heb het hele scala aan fitness en hygiëne op mijn bank ... Kortom, het ziet er bijna uit als een echt kantoor", vertelt Eva.

Een voor de hand liggende en reeds verankerde oplossing
Aan de andere kant werkt 80% van het personeel van Topsec dagelijks op afstand. Het thuiswerk van leden van het hoofdkantoor van Vitry heeft zich bij deze dynamiek aangesloten en heeft het mogelijk gemaakt om iedereen op hetzelfde niveau van informatie en communicatie te brengen.

"Omdat iedereen op afstand werkt, worden contacten natuurlijker gemaakt in virtuele apparaten. We zijn allemaal bekend geworden met Teams en gebruiken het dagelijks gemakkelijker. Natuurlijk heb ik sommige mensen virtueel" ontmoet "en ik kan niet wachten om ze in werkelijkheid te zien’." Legt Cyrielle uit.

Anderzijds heeft de lockdownperiode ons in staat gesteld de implementatie van de interne nieuwsbrief te versnellen. Een effectieve manier om belangrijke informatie, en versleutelde gegevens door te geven, lopende projecten en prestaties te presenteren aan alle medewerkers van de groep, in Frankrijk en internationaal.

Tenslotte vond iedereen geleidelijk zijn eigen organisatie en koos ervoor om een comfortabel kantoor op te zetten om rustiger en onder de beste omstandigheden te werken.


Terug naar kantoor: een nieuwe integratiefase?

Dankzij de digitalisering van uitwisselingen en processen zijn de contacten vloeiend verlopen en wordt het minder essentieel om dagelijks fysiek aanwezig te zijn.

"Terugkeren naar het hoofdkantoor zal geen nieuwe fase van integratie zijn, ik denk dat het een continuïteit zal zijn omdat ik elke persoon van het team blijf leren kennen." Legt Youssef uit.

"Ik heb al de gelegenheid gehad om een paar collega's te ontmoeten, vooral die in de logistiek, en ik kijk ernaar uit om alle anderen te ontmoeten, wat mijn onboarding zeker zal afronden." Vertelt Mustapha.

"Dat is niet mogelijk. Ik heb niet het gevoel dat ik een pauze heb ervaren ondanks de lockdown en thuiswerken omdat ik dagelijkse contacten heb. Ik zal mijn relaties zeker uitbreiden in het heden, maar de link bestaat en is gebleven." Verklaart Eva.

"Dit zal geen nieuwe fase van integratie zijn omdat het ritme erg intens is in het thuiskantoor en we de band tussen iedereen hebben onderhouden en versterkt. Anderzijds zal het een andere organisatie zijn en zullen we moeten wennen aan het komen terug naar kantoor." Getuigt Cyrielle.

De komst van deze nieuwe medewerkers maakt deel uit van de transformatie van ons bedrijf en de ontwikkeling van nieuwe interne vaardigheden. We zijn verheugd hen te verwelkomen in deze fase van overgang naar nieuwe transacties en wensen hen te laten bloeien bij Topsec.