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Intégration en période de confinement

Intégration en période de confinement

La période de confinement a marqué un arrêt de l’activité pour beaucoup d’entreprises, dont Topsec, mais aussi un besoin immédiat d’optimisation du télétravail. 

Au cours de cette période, une grande partie de nos équipes terrain a été mise au chômage partiel, les fonctions de support ont de leurs côtés redoublé d’efforts et d’implications pour développer de nouveaux concepts et préparer le retour à l’activité.

Avec la digitalisation, de plus en plus d’entreprises avaient déjà envisagé ou commençaient à développer le télétravail ; mais l’aspect virtuel des réunions par exemple, restait un point bloquant.

Mais qu’en est-il de l’intégration des nouveaux arrivants au siège ?

Chez Topsec, nous avons été confrontés à une situation totalement inédite : nous avons accueilli quatre nouvelles personnes juste avant ou en pleine période de confinement.

- Cyrielle VRECKO, nous a rejoint en tant que chargée de communication le 19 février, soit un mois avant le confinement.
- Youssef ZITOUNI, nous a rejoint en tant que manager supply chain le 26 février.
- Eva GARCIA MENDEZ, nous a rejoint en tant que cheffe de produit le 3 mars.
- Mustapha IDOUFKIR nous a rejoint en tant qu’helpdesk IT le 18 mai : période où nous sommes tous restés en télétravail suites aux préconisations du gouvernement.


Le processus d’intégration chez Topsec

L’arrivée de nouvelles recrues fait l’objet de toute une organisation dans notre société. Un planning sur environs trois semaines est mis en place pour leur permettre de rencontrer et de comprendre chaque corps de métier de l’entreprise et d’être formé. L’objectif est d’avoir toutes les clés en main pour réussir dans le nouveau poste. C’est une phase très importante avec laquelle l’équipe est familière et qui permet de fluidifier les échanges et la compréhension entre les différents services.

«J’ai eu la chance de pouvoir suivre le planning de formation et d’intégration entièrement et de rencontrer tous les corps de métiers. Avec Eva, nous avons également pu faire une journée de préparation des distributeurs automatiques à l’entrepôt de A à Z. Grâce à tout cela j’ai vite compris les enjeux de notre société et mes missions. J’étais prête à être plus autonome et à travailler à distance. » Témoigne Cyrielle

« C’était d’autant plus important d’avoir un maximum d’infos rapidement puisque l’univers du sport, de la natation et de la distribution automatique étaient totalement nouveaux pour moi. Un point qui m’a particulièrement impressionnée : dès la première semaine, le PDG et le DG ont pris le temps de me rencontrer et d’échanger avec moi longuement. Il ne s’agissait pas simplement de propos polis et mondains pliés en quelques minutes mais de discussions qui ont au moins durées une heure : et ça, ça ne m’était JAMAIS arrivée. L’idée que je me suis faite tout de suite de Topsec et qui n’a fait que se confirmer : la proximité, l’accessibilité et l’humain. » Raconte Eva

Eva et Cyrielle entrepot Topsec

Une intégration à la fois physique et virtuelle

La crise sanitaire a interrompu la période d’intégration d’Eva : il lui restait encore deux semaines de réunions, de formations, et de déplacements quand notre direction a annoncé l’état d’urgence et de confinement.

« Suivre des formations aux outils informatiques ou à des process onlines, ce n’est pas toujours évident. Je me souviens encore de ma formation aux configurations par Franck : c’est un process qui implique beaucoup d’infos, d’étapes, des outils différents, donc on peut deviner que cela a été une très longue réunion ! » Explique Eva

De même, Mustapha a été intégré en pleine période de télétravail. La période de confinement obligatoire était terminée mais cela représentait encore des risques si tous les services retournaient au bureau.
Il a tout de même fallu qu’il se déplace à Vitry pour effectuer ses deux premiers jours de formations avec son manager IT, pour découvrir l’univers, les produits Topsec et les locaux mais aussi récupérer le matériel pour le travail à distance.


Recrutement virtuelle : une méthode efficace ?

Mustapha a été recruté en pleine période de confinement. Au-delà de l’originalité de ce processus il était étonné de la réactivité et du déroulement de son intégration via les réunions de présentation avec chaque équipe. Tout avait été soigneusement préparé et un planning précis avait été mis en place afin de lui réserver un bon accueil malgré les conditions exceptionnelles.

« J’étais aussi étonné de la confiance que l'on a fait à mon profil et à ma personnalité sans être passé par un entretien physique, je trouve cela très appréciable. Je pense que cela pourrait être une nouvelle façon de recruter sans passer par de nombreux déplacements souvent non nécessaires, et ça ne peut, à mon avis, qu’instaurer une confiance mutuelle. » Confie-t-il

Enfin, intégrer de nouveaux collaborateurs c’est aussi fédérer un sentiment d’appartenance à notre entreprise, à notre équipe et leur faire comprendre et adhérer à nos valeurs pour suivre les objectifs fixés. C’est une phase essentielle pour faire grandir la société selon nos ambitions et elle ne peut être négligée.


Mais comment transmettre cela virtuellement ?

Parmi les dispositifs mis en place pour faciliter le télétravail, les managers organisent des réunions hebdomadaires en équipes et individuelles pour faire le point sur l’activité, la situation actuelle (très changeante en cette période), les missions et points de blocages. Elle est indispensable pour garantir une bonne communication entre les membres de l’équipe, assurer un suivi et maintenir la motivation de chacun.

« Grâce à Teams, nous avons peu à peu instauré une relation de proximité. Avec mon équipe, nous nous appelons régulièrement pour travailler ensemble, prendre des nouvelles et partager en direct tout en travaillant, comme au bureau. Cela nous a permis de mieux nous connaître et aujourd’hui notre équipe est très soudée malgré la distance. » Explique Cyrielle

« Pouvoir appeler en visio permet aussi d’entretenir l’esprit d’équipe, de conserver un lien social avec ses collaborateurs, ce qui est très important et motivant. » Témoigne Eva

De même notre équipe IT s’est assurée de l’accès de tous à notre serveur à distance et du bon fonctionnement de l’ensemble de nos outils.


Une nouvelle organisation en télétravail

Nous avons interrogé Eva, Youssef, Mustapha et Cyrielle sur ce qui leur manquait le plus par rapport à leurs expériences précédentes. Les réponses étaient plutôt d’ordres pratiques et sociales : les discussions informelles, les deux écrans d’ordinateurs, les pauses avec les collaborateurs pour faire plus ample connaissance :

« Le bruit, c’est ce qui me manque le plus. Je lance mes impressions avec enthousiasme rien que pour entendre le bruit de la photocopieuse. Aussi, le contact humain, qui est essentiel pour un travail d’équipe. » Explique Youssef

« Discuter avec les collaborateurs et faire des pauses : j’ai mis du temps à trouver mon rythme et à faire des pauses comme dans une journée au bureau. Tant que mon travail n’était pas terminé, je ne savais pas m’arrêter » Raconte Cyrielle

« Au début je n’avais qu’un seul écran et c’était un peu compliqué surtout que j’ai besoin d’avoir en permanence des informations devant moi, maintenant que j’ai installé un second, c’est beaucoup mieux. » Explique Mustapha

« Une chose me manque : les produits eux-mêmes, j’ai toujours aimé être entourée des produits sur lesquels je travaille, d’en avoir sur mon bureau et à proximité sur les étagères, ça me permet de me plonger et de m’imprégner des univers, de m’inspirer aussi. Du coup j’ai transformé ma chambre en espace hybride pour travailler à mon aise : mon mur est couvert de post-it et d’articles, j’ai toute la gamme fitness et hygiène sur mon canapé… Bref ça ressemble presque à un vrai bureau. » Raconte Eva


Une solution évidente et déjà bien ancrée

D’un autre côté, 80% des effectifs chez Topsec travaillent au quotidien à distance. Le passage en télétravail des membres du siège de Vitry a rejoint cette dynamique et a permis dans une certaine mesure d’harmoniser et de mettre tout le monde au même niveau d’information et de communication.

« Comme tout le monde travaille à distance, les contacts se font plus naturellement en virtuels. Nous nous sommes tous familiarisés avec Teams et l’utilisons plus facilement au quotidien. Bien sûr je n’ai « rencontré » certaines personnes que virtuellement et j’ai quand même hâte de les voir. » Explique Cyrielle

D’autre part, la période de confinement nous a permis d’accélérer la mise en place de la Newsletter interne. Un moyen efficace de transmettre les informations importantes, les données chiffrées, présenter les projets en cours et les accomplissements à l’ensemble des collaborateurs du groupe, en France comme à l’international.

Finalement, chacun a trouvé peu à peu son organisation et choisi de s’aménager un bureau confortable afin de travailler plus sereinement et dans les meilleures conditions.


Retour au bureau : une nouvelle phase d’intégration ?

Grâce à la digitalisation des échanges et des processus finalement, les échanges se sont faits avec fluidité et il devient moins indispensable d’être présent physiquement au quotidien.

« Le retour au siège ne sera pas une nouvelle phase d’intégration, je pense que ce sera une continuité car je vais continuer d’apprendre à connaitre chaque personne de l’équipe. » Explique Youssef

« J’ai déjà eu l’occasion de croiser quelques collègues, notamment ceux de la logistique, et j’ai hâte de rencontrer tous les autres, ce qui va certainement finaliser mon intégration ». Raconte Mustapha

« Aucunement. Je n’ai pas l’impression d’avoir connu de coupure malgré le confinement et le télétravail parce que j’ai des échanges quotidiens. Je vais certes étoffer mes relations en présentiel, mais le lien existe et a demeuré. » Explique Eva

« Ce ne sera pas une nouvelle phase d’intégration car le rythme est très intense en télétravail et nous avons maintenu et renforcé le lien entre tous. Par contre, ce sera une organisation différente et il faudra se réhabituer à revenir au bureau. » Témoigne Cyrielle

L’arrivée de ces nouveaux collaborateurs s’inscrit dans la mutation de notre entreprise et le développement de nouvelles compétences en internes. Nous sommes ravis de les accueillir dans cette phase de transition vers de nouveaux métiers et leur souhaitons de s’épanouir chez Topsec.