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Integración en la sede durante el confinamiento

Integración en la sede durante el confinamiento

El periodo de confinamiento marcó un antes y después en la actividad de muchas empresas, incluido Topsec, pero también una necesidad inmediata de la optimización del teletrabajo. Una gran parte de nuestro personal operativo se ha quedado sin trabajo.

Durante este periodo, el personal administrativo de la sede maximizó sus esfuerzos e implicación para desarrollar nuevos conceptos y prepararse para el regreso.

Con la digitalización, cada vez más empresas habían considerado o estaba empezando a desarrollar el teletrabajo. En nuestro caso, las videoconferencias, por ejemplo, era un campo desconocido.


Pero ¿qué pasa con la integración de los recién llegados a la sede?

En Topsec, nos enfrentamos a una situación totalmente nueva: acogimos a cuatro nuevas personas justo antes o en pleno confinamiento.

- Cyrielle VRECKO se unió a nosotros como oficial de comunicaciones el 19 de febrero, un mes antes del confinamiento.
- Youssef ZITOUNI se unió a nosotros como director de la cadena de suministro el 26 de febrero.
- Eva GARCIA MENDEZ se unió a nosotros como gerente de producto el 3 de marzo.
- Mustapha IDOUFKIR se unió a nosotros como soporte técnico el 18 de mayo: un período en el que todos permanecimos teletrabajando según las recomendaciones del gobierno.


El proceso de integración en Topsec

La llegada de nuevos conlleva todo un proceso de preparativos en nuestra empresa. Se establece un cronograma de unas tres semanas para que se reúnan y comprendan cada parte del negocio de la empresa y para que se les capacite. El objetivo es facilitarles todas las herramientas necesarias para garantizarles éxito en el nuevo puesto. Esta es una fase muy importante para que el equipo esté familiarizado con el funcionamiento de la empresa, lo cual permite que los intercambios y la comprensión entre los diferentes departamentos sea más fluida.

"Tuve la suerte de poder seguir todo el programa de formación e integración y de conocer los diferentes aspectos de nuestro negocio. Con Eva, también pudimos pasar un día preparando las máquinas en el almacén de la A a la Z. Gracias a todo esto entendí rápidamente las apuestas de nuestra empresa y mis misiones. Estaba lista para ser más autosuficiente y trabajar en remoto.” Explica Cyrielle

"Era aún más importante obtener tanta información como fuera posible rápidamente porque el mundo del deporte, la natación y el vending eran totalmente nuevos para mí. Un punto que me impresionó particularmente: desde la primera semana, el CEO y el fundador de la empresa se tomaron el tiempo para reunirse conmigo y tener un intercambio conmigo en profundidad. No fue un simple intercambio de cortesía, sino una discusión real que duró más de una hora y esto nunca me había pasado. La idea que me hice inmediatamente sobre Topsec y que sólo se ha confirmado: proximidad, accesibilidad y el trato humano.” Dice Eva


Integración física y virtual

La crisis de salud interrumpió el período de integración de Eva: todavía tenía dos semanas de reuniones, capacitación y viajes cuando nuestra dirección anunció el estado de emergencia y confinamiento.

"Seguir formación en software informático o procesos en línea no siempre es fácil. Todavía recuerdo mi formación sobre las configuraciones con Franck: es un proceso que implica mucha información, pasos, diferentes herramientas, por lo que podéis imaginar que ¡fue una reunión muy larga!” Explica Eva

Del mismo modo, Mustapha se integró durante el período del teletrabajo. El período del confinamiento obligatorio había terminado, pero seguía siendo un riesgo si todos los departamentos regresaban a la oficina.

Todavía tenía que viajar a Vitry para hacer sus primeros dos días de formación con el gerente de informática, para descubrir el universo de Topsec, sus productos y establecimientos, pero también para recoger el equipo para el trabajo en remoto.

Reclutamiento virtual: ¿un método eficaz?

Mustapha fue reclutado en medio del período de confinamiento. Más allá de la originalidad de este proceso, se sorprendió de la capacidad de respuesta y el progreso de su integración a través de las reuniones de presentación con cada departamento. Todo había sido cuidadosamente preparado y se había puesto en marcha un calendario preciso para darle una buena bienvenida a pesar de las condiciones excepcionales.

"También me sorprendió la confianza que se depositó en mi perfil y personalidad sin pasar por una entrevista física, me parece algo muy valioso. Creo que podría ser una nueva forma de reclutar sin pasar por muchos viajes a menudo irrazonados, y en mi opinión sólo puede generar confianza mutua." Confiesa Mustapha.

Por último, nutrir a los nuevos empleados es también crear un sentido de pertenencia a nuestra empresa, nuestro equipo y hacerles entender y adherirse a nuestros valores para seguir los objetivos fijados. Es una fase necesaria para hacer crecer a la sociedad de acuerdo con nuestras ambiciones que no se puede descuidar.


Pero ¿cómo lo transmitimos virtualmente?

Entre las medidas puestas en marcha para facilitar el teletrabajo, los gerentes organizan reuniones semanales de equipo e individuales para hacer balance de la actividad, la situación actual (muy cambiante en este periodo), revisar las misiones y temas esenciales, garantizar una buena comunicación entre los miembros del equipo, realizar un seguimiento y mantener la motivación.

"Gracias a Teams, nos cuesta muy poco establecer una relación cercana. Con mi equipo, nos llamamos regularmente para trabajar juntos, intercambiar las noticias y compartir en vivo mientras trabajamos, como en la oficina. Esto nos permitió conocernos mejor y hoy nuestro equipo está muy unido a pesar de la distancia.” Explica Cyrielle

"Poder llamar por video también ayuda a mantener el espíritu de equipo, a mantener un vínculo social con los demás empleados, que es muy importante y motivador.” Testifica Eva

Del mismo modo, nuestro equipo de informática ha garantizado el acceso de todos los empleados a nuestro servidor remoto y el buen funcionamiento de todas las herramientas necesarias.
Una nueva organización en el teletrabajo

Le preguntamos a Eva, Youssef, Mustapha y Cyrielle qué era lo que echaban en falta en comparación con sus experiencias anteriores. Las respuestas fueron más prácticas y sociales: discusiones informales, dos pantallas de ordenador, pausas con los empleados para conocerse más.

"El ruido es lo que más extraño. Me encanta imprimir los documentos sólo por escuchar el sonido de la fotocopiadora. También, el contacto humano que es esencial para el trabajo en equipo.” Explica Youssef

"Hablar con los empleados y tomar descansos: me tomó un tiempo encontrar mi ritmo y tomar descansos como si fuera un día más en la oficina. Hasta que mi trabajo terminaba, no sabía cómo parar", dice Cyrielle

"Al principio sólo tenía una pantalla y era un poco complicado, sobre todo porque necesito tener información delante de mí todo el tiempo, ahora que he instalado una segunda es mucho mejor". Explica Mustapha

"Una cosa que echo de menos: los productos en sí, siempre me ha gustado estar rodeado de los productos en los que trabajo, tenerlos en mi escritorio o cerca, en los estantes, me permite sumergirme en su universo e inspirarme también. Así que convertí mi habitación en un espacio híbrido para trabajar a mi gusto: mi pared está cubierta con post-it y artículos, tengo toda la gama de fitness e higiene en mi sofá ... En resumen, casi parece una oficina real.” Dice Eva


Una solución obvia y ya arraigada

Por otro lado, el 80% de la fuerza laboral de Topsec trabaja de forma remota todos los días. El teletrabajo de los miembros de la sede central de Vitry ha permitido en cierta medida armonizar y llevar a todos al mismo nivel de información y comunicación.

"Debido a que todo el mundo trabaja de forma remota, los contactos se hacen de forma más natural a través de dispositivos virtuales. Todos nos hemos familiarizado con los equipos y los usamos más fácilmente a diario. Por supuesto que sólo he "conocido" algunas personas virtualmente y no puedo esperar a verlos. “ Explica Cyrielle

Por otro lado, el periodo de confinamiento nos permitió acelerar la implementación del boletín interno. Una forma eficaz de transmitir información importante, números, proyectos actuales y logros a todos los empleados del grupo, en Francia y a nivel internacional.

Por último, cada uno encontró gradualmente su propia manera de organizarse y optó por establecer una oficina cómoda para trabajar más serenamente y en las mejores condiciones.


De vuelta a la oficina: ¿una nueva fase de integración?

Gracias a la digitalización de intercambios y procesos, los intercambios se realizaron con fluidez y se volvió menos esencial estar presentes físicamente a diario.

"Volver a la sede no será una nueva fase de integración, creo que será una continuidad porque seguiré conociendo a cada persona del equipo". Explica Youssef

"Ya he tenido la oportunidad de conocer a algunos colegas, especialmente los de logística, y espero conocer a todos los demás, lo que sin duda finalizará mi integración". Dice Mustapha

"No hay manera. No siento que haya experimentado un descanso a pesar del confinamiento y el teletrabajo porque tengo intercambios diarios. Sin duda ampliaré mis relaciones en el presente, pero el vínculo existe y ha permanecido.” Explica Eva

"Esta no será una nueva fase de integración porque el ritmo es muy intenso en el teletrabajo y hemos mantenido y fortalecido el vínculo entre todos. Por otro lado, será una organización diferente y tendremos que acostumbrarnos a volver a la oficina.” Testifica Cyrielle

La llegada de estos nuevos empleados es parte de la transformación de nuestra empresa y el desarrollo de nuevas habilidades internas. Estamos encantados de darles la bienvenida a esta fase de transición de los nuevos oficios y deseamos que florezcan en Topsec.